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WikiUp
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[{TableOfContents }]\\
!!! Generalità\\
__(4.5.1) Il fornitore deve predisporre e mantenere le attive procedure documentate per tenere sotto controllo i dati e i documenti attinenti alle prescrizioni della presente norma, comprendendo, per quanto applicabile, i documenti di origine esterna, quali le norme e i disegni del cliente.__\\
__N.B.__: I documenti e i dati possono avere qualsiasi forma (cartacea o elettronica).\\
\\
!! Approvazione ed emissione dei documenti e dei dati\\
__(4.5.2) Prima dell'emissione, i documenti e i dati devono essere verificati da personale autorizzato ai fini della loro adeguatezza. Deve essere preparato e reso tempestivamente disponibile un elenco generale o un'altra equivalente forma di controllo, che indichi lo stato di revisione dei documenti in vigore per impedire l'utilizzazione di documenti non più validi o superati.__\\
\\
Tale sistema di controllo deve assicurare che:\\
__a)__ siano disponibili edizioni appropriate dei documenti necessari in tutti i luoghi ove si svolgono attività essenziali per la corretta applicazione del sistema qualità;\\
\\
__b)__ vengano prontamente rimossi da tutti i centri di emissione o di utilizzazione i documenti non validi e/o superati, o venga comunque evitato un loro uso indesiderato;\\
\\
__c)__ siano adeguatamente identificati i documenti superati e conservati per motivi legali e/o di conservazione delle conoscenze.\\
\\
!! Significato della norma\\
I documenti e le informazioni che contengono i dati possono essere registrati, trasmessi o ricevuti mediante vari metodi o strumenti. Il sistema del fornitore dovrebbe prevedere un controllo chiaro e preciso delle procedure e le responsabilità per l'approvazione, l'emissione, la distribuzione e l'amministrazione della documentazione, compresa la rimozione dei documenti superati. Ciò può essere realizzato, per esempio, mantenendo un elenco di riferimento dei documenti che identifichi i livelli di approvazione, di distribuzione (localizzazione delle copie) e stato di revisione.\\
Il controllo della documentazione dovrebbe comprendere i documenti e/o le registrazioni informatiche pertinenti alla progettazione, all'approvvigionamento, all'esecuzione del lavoro, alle norme di qualità e al controllo dei materiali, ma anche le procedure interne del fornitore che descrivono:\\
* come tenere sotto controllo la documentazione relativa a queste attività;\\
* chi è responsabile del controllo;\\
* che cosa si deve controllare;\\
* dove e quando deve avvenire il controllo.\\
\\
!! Modifiche ai documenti e ai dati\\
__(4.5.3) Le modifiche apportate ai documenti e ai dati devono essere verificate e approvate dalle stesse funzioni/organizzazioni che hanno eseguito la prima verifica e dato la loro approvazione, salvo differenti specifiche disposizioni.__\\
Le funzioni/organizzazioni incaricate devono avere accesso alle pertinenti informazioni di base su cui fondare la verifica e l'approvazione.\\
Dove possibile, deve essere indicata, nel documento o negli eventuali allegati, la natura della modifica apportata.\\
\\
!! Significato della norma\\
Riconoscendo che la documentazione del fornitore può essere soggetta a revisione e modifica, occorre tenere sotto controllo la preparazione, la redazione, l'emissione e la registrazione delle modifiche. Ciò si applica, non solo alla documentazione interna, ma anche a documentazione aggiornata dall'esterno (es.: norme nazionali).\\
Il fornitore dovrebbe stabilire un meccanismo sistematico per controllare le modifiche nella documentazione, che dovrebbe:\\
* prevedere il controllo a prescindere dai mezzi documentali;\\
* seguire prassi consolidate;\\
* assicurare un accurato aggiornamento dei documenti;\\
* prevedere solo l'uso di documenti autorizzati quando si attuano modifiche;\\
* impedire la confusione, specialmente dove c'è una molteplicità di fonti che autorizzano le modifiche e rilasciano i documenti o le registrazioni informatiche.\\
\\
Si dovrebbe porre attenzione all'eventuale effetto delle modifiche proposte su altre parti delle procedure, del sistema, del prodotto o del servizio. Prima di eseguire una modifica possono essere necessarie delle azioni per accertare l'effetto della modifica sulle altre parti dell'organizzazione e informarle, se necessario.\\
La circolazione pianificata di una proposta di modifica verso il personale delle funzioni interessate può aiutare a evitare problemi. La tempestività dell'attuazione della modificazione può essere un fattore importante, in particolare quando è necessario coordinare parecchie modifiche della documentazione.\\
\\
!!! Cosa deve fare un software\\
Un software di supporto alla gestione della documentazione dovrebbe creare dei documenti in cui specificare:\\
* il responsabile dell'emissione, modifica, approvazione, rilascio di un documento;\\
* la data di emissione, modifica, approvazione, rilascio del documento;\\
* lo stato del documento;\\
* il tipo di modifica;\\
* le azioni sulla prossima emissione.\\
\\
I punti più importanti che il software deve gestire sono:\\
* __autorizzazioni __ --> il software deve prevedere la possibilità di emettere, approvare, rilasciare un documento, ma solo il personale autorizzato deve poter gestire una o più di queste tre fasi, al profilo dell'operatore deve essere possibile legare un profilo di responsabilità in cui sia possibile specificare le sue per queste attività;\\
* __distribuzione__ --> possibilità di pianificare la distribuzione della documentazione verso il personale delle funzioni interessate;\\
* __conservazione__ --> attivare un sistema di livelli di modifica che permetta di avere un archivio per la conservazione dello storico dei documenti;\\
* __validazione__ --> tramite i livelli di modifica, impedire l'utilizzo di documenti non validi e/o superati.\\
\\
!!! Cosa fa il Q9000\\
La filosofia adottata dal Q9000 per la gestione della documentazione si basa sul principio che un documento, prima di essere utilizzato, debba passare attraverso le fasi di :\\
__1__ emissione;\\
\\
__2__ approvazione;\\
\\
__3__ rilascio.\\
\\
La circolazione della documentazione, come richiesto dalla norma, non può avvenire senza previ verifica, approvazione e rilascio. Inoltre il modulo della documentazione si interfaccia con un programma di gestione delle autorizzazioni, tale per cui queste tre fasi possono essere gestite solo da personale autorizzato.\\
Analizziamo ora in dettaglio la gestione di queste fasi.\\
L'operatore dal campo tabellato di un menù generale sceglie il tipo di documento su cui operare, in relazione al quale si attiva una specifica gestione.\\
Ad esempio, scegliendo il documento "Disegno Tecnico", apparirà quanto evidenziato in __Fig. 1__. Il campo evidenziato in __Fig. 1__ dipende dal tipo griglia impostato nella tabella __CQ0__ conformemente al tipo documento "Disegno Tecnico". In questo caso si dovrà inserire il codice dell'articolo a cui appartiene il documento disegno e il relativo livello di modifica.\\
[{Image src='immagini/MBDOC_VIS-CQ_205/CQDOCUA_01.png' caption='' width='100%' style='max-width: 100%;'}]__Fig. 1. Emissione di un nuovo disegno tecnico__\\
\\
Il Q9000 impedisce la gestione dell'opzione di "aggiunta" fino all'inserimento di un livello di modifica superiore a quelli presenti in archivio. Per la selezione dell'articolo è possibile collegarsi a un archivio che propone gli articoli a cui sono già legati dei documenti, riportando delle informazioni utili, come il livello di modifica.\\
\\
[{Image src='immagini/MBDOC_VIS-CQ_205/CQDOCUA_02.png' caption='' width='100%' style='max-width: 100%;'}]__Fig. 2. Selezione articolo a cui legare un disegno ad un livello di modifica superiore__\\
\\
Il Q9000 nella fase di emissione porta alla compilazione di un documento (__Fig. 3__) identificato da:\\
* __Numero documento__ (assegnato in automatico);\\
* __Livello di modifica inferiore__;\\
* __Articolo__.\\
\\
I campi presenti nel documento, in linea con quanto richiesto dalla norma, consentono di specificare:\\
* il centro di lavoro interessato a questo documento (questo campo dipende dal tipo griglia associato al tipo documento);\\
* il numero della modifica;\\
* il tipo di modifica, che può essere definitivo, limitato, provvisorio, di prima emissione, ecc...;\\
* lo stato di evasione della modifica (un documento può essere emesso, approvato e rilasciato);\\
* l'ente emittente del documento;\\
* la matricola del responsabile dell'emissione;\\
* la data di emissione del documento;\\
* la problematica, l'obiettivo e la soluzione proposta;\\
* un'azione sulla prossima emissione. In riferimento all'esempio fin qui visto, sul documento DISE9500046, al livello di modifica superiore a B5, verrà riportato nel campo "note" quanto specificato nel campo "Azione prossima emissione" del documento al livello modifica B5;\\
* documento di origine (se una richiesta di modifica di un progetto avesse portato alla modifica dei disegni del progetto, il campo "Docum. Origine" avrebbe offerto la possibilità di collegarsi in interrogazione con tale richiesta di modifica di progetto);\\
* la distribuzione della documentazione;\\
* collegare al documento una cartella di "Office".\\
\\
[{Image src='immagini/MBDOC_VIS-CQ_205/CQDOCUA_03.png' caption='' width='100%' style='max-width: 100%;'}]__Fig. 3. Compilazione della documentazione relativa al disegno__\\
\\
Altri punti della normativa soddisfatti dalla gestione della documentazione con Q9000 sono:\\
* la conservazione dei documenti per motivi legali e/o di conservazione delle conoscenze (senza bisogno di attivare alcuna procedura, tutta la storia dei documenti di un determinato oggetto viene conservata negli archivi del programma e può essere interrogata e/o modificata tramite l'utilizzo dei livelli di modifica);\\
* edizioni appropriate dei documenti, disponibili in tutti i luoghi in cui si svolgono attività essenziali per la corretta applicazione del sistema qualità (basta mettere un terminale in queste stazioni di lavoro, in modo che gli operatori possano interrogare tutta la documentazione interessata, tramite l'archivio elettronico messo a disposizione dal Q9000);\\
* i documenti non validi e/o superati non devono essere utilizzati e questo è assicurato dal fatto che tutta la gestione della qualità realizzata dal Q9000 si basa sull'utilizzo dei livelli di modifica, i collaudi di un progetto a livello di modifica "x" devono fare pure riferimento ad un ciclo di collaudo a livello di modifica "x",\\
* l'approvazione ed il rilascio della documentazione, come detto, vanno soggetti ad autorizzazione, infatti la gestione dell'opzione F15=Appr/Rilascio è strettamente vincolata al profilo dell'operatore.\\
Supponendo di essere abilitati a tali operazioni si dovrebbe compilare il documento di __Figura 4__.\\
Per approvare un documento con il Q9000 è richiesta la specifica l'ente di approvazione e in funzione delle procedure aziendali si può specificare:\\
* un numero di documento per il documento dell'approvazione;\\
* un responsabile interno per l'approvazione;\\
* la data dell'approvazione del documento.\\
\\
[{Image src='immagini/MBDOC_VIS-CQ_205/CQDOCUA_04.png' caption='' width='100%' style='max-width: 100%;'}]__Fig. 4. Approvazione del disegno tecnico.__\\
\\
Per il rilascio valgono le stesse considerazioni fatte per l'approvazione:\\
[{Image src='immagini/MBDOC_VIS-CQ_205/CQDOCUA_05.png' caption='' width='100%' style='max-width: 100%;'}]__Fig. 5. Rilascio del disegno tecnico.__\\
\\
Il Q9000 impedisce il rilascio del documento, qualora prima quest'ultimo non sia stato approvato.\\
\\
La distribuzione della documentazione avviene in questo modo:\\
1) Si sceglie un tipo di lista tra quelle già definite in tabella\\
[{Image src='immagini/MBDOC_VIS-CQ_205/CQDOCUA_06.png' caption='' width='100%' style='max-width: 100%;'}]__Fig. 6. Scelta della lista di distribuzione__\\
\\
\\
2) Si distribuisce il documento, selezionando nella lista di distribuzione (possono sempre essere effettuate aggiunte)\\
[{Image src='immagini/MBDOC_VIS-CQ_205/CQDOCUA_07.png' caption='' width='100%' style='max-width: 100%;'}]__Fig. 7. Distribuzione della documentazione all'entità selezionate__\\
\\
Il Q9000 permette per ogni oggetto selezionato di specificare:\\
* uno stato della distribuzione (campo "domanda" --> se "attiva" può essere visionata dall'ente a cui è distribuita, se "sospesa" no);\\
* la data richiesta per la risposta.\\
\\
[{Image src='immagini/MBDOC_VIS-CQ_205/CQDOCUA_08.png' caption='' width='100%' style='max-width: 100%;'}]__Fig. 8. Specificazione "stato della risposta " e data richiesta per la risposta__\\
\\
3) Gestito questo aspetto, si ritorna alla videata di partenza, che mostra un quadro riassuntivo delle scelte effettuate\\
[{Image src='immagini/MBDOC_VIS-CQ_205/CQDOCUA_09.png' caption='' width='100%' style='max-width: 100%;'}]__Fig. 9. Visualizzazione delle scelte effettuate__\\
\\
Se un ente vuole sapere se gli è stata inviata della documentazione, non deve far altro che entrare nel modulo di gestione risposte liste distribuzione e, specificando il proprio tipo codice e codice elemento, può visionare cosa sia ancora da gestire e cosa invece sia già completato:\\
\\
[{Image src='immagini/MBDOC_VIS-CQ_205/CQDOCUA_10.png' caption='' width='100%' style='max-width: 100%;'}]__Fig. 10. Interrogazione della documentazione inviata al soggetto selezionato__\\
\\
__Es.__: Al dipendente Cantiello sono stati mandati due documenti: a uno è già stata data risposta, mentre lo stato di risposta per quello da gestire è a livello blank.\\
\\
[{Image src='immagini/MBDOC_VIS-CQ_205/CQDOCUA_11.png' caption='' width='100%' style='max-width: 100%;'}]__Fig. 11. Scelta della documentazione a cui rispondere__\\
\\
Per il documento selezionato si specifica:\\
* data risposta;\\
* nota;\\
* codice risposta.\\
\\
[{Image src='immagini/MBDOC_VIS-CQ_205/CQDOCUA_12.png' caption='' width='100%' style='max-width: 100%;'}]__Fig. 12. Risposta al documento__\\
\\
Inserendo il "Codice di risposta" 10, Cantiello porta lo stato "Domanda" degli enti a cui era distribuito il documento DISE 00102400134 a livello modifica B6, da __sospeso__ ad __attivo__. Se si fosse ripetuto lo stesso percorso per gli enti in cui lo stato della domanda, per il documento DISE 00102400134 a livello modifica B6, era sospeso, senza che nessuno tra quelli abilitati alla visione avesse portato a 10 il "Codice risposta", questi enti non avrebbero trovato il documento tra quelli inviati.\\
È interessante notare che il programma offre anche la possibilità di visionare lo stato delle risposte (__Fig. 13__).\\
\\
[{Image src='immagini/MBDOC_VIS-CQ_205/CQDOCUA_13.png' caption='' width='100%' style='max-width: 100%;'}]__Fig. 13. Analisi della situazione risposte__\\
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