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WikiUp
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[{TableOfContents }]\\
!!! La norma\\
__(4.16) Il fornitore deve predisporre e mantenere procedure documentate per l'identificazione, la raccolta, la catalogazione, l'accesso, l'archiviazione, la conservazione, l'aggiornamento e l'eliminazione delle registrazioni della qualità.__\\
Le registrazioni della qualità devono essere conservate per dimostrare la conformità ai requisiti specificati e l'efficace applicazione del sistema qualità. Le registrazioni provenienti dai subfornitori costituiscono parte integrante di questi dati.\\
Tutte le registrazioni della qualità devono essere leggibili e venire archiviate e conservate in modo da essere prontamente rintracciabili, in luoghi che assicurino condizioni ambientali idonee per prevenire deterioramenti o danni ed evitare smarrimenti. I tempi di conservazione delle registrazioni della qualità devono essere stabiliti e registrati. Ove previsto contrattualmente, le registrazioni della qualità devono essere rese disponibili per un periodo concordato, al cliente o ad un suo rappresentante per la valutazione.\\
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__N.B.__: Le registrazioni possono essere di qualsiasi forma, cartacea o elettronica.\\
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!!! Significato della norma\\
I documenti di registrazione della qualità dovrebbero segnalare direttamente e indirettamente se un prodotto o servizio soddisfi i requisiti tecnici e sia conforme a quelli contrattuali e alle normative cogenti.\\
Se i risultati non sono soddisfacenti, i documenti di registrazione della qualità del fornitore dovrebbero indicare cosa è stato fatto per correggere la situazione.\\
I documenti di registrazione della qualità dovrebbero essere preparati, archiviati in modo sicuro, resi accessibili solo a persone autorizzate e conservati dal fornitore. I documenti di registrazione della qualità dovrebbero essere prontamente accessibili come e dove necessario. Essi possono essere conservati in ogni forma idonea e devono contenere tutte le informazioni dei documenti originali. Il fornitore dovrebbe considerare come tradurre le prescrizioni del contratto in esigenze di presentazione, conservazione e destinazione dei documenti di registrazione della qualità.\\
Nei casi in cui il committente debba archiviare e conservare particolari documenti di registrazione della qualità attestanti la qualità dei prodotti o servizi per un determinato periodo di vita del funzionamento del prodotto, il fornitore dovrebbe tenere in debito conto la necessità di fornire tali documenti.\\
Le norme non specificano un tempo minimo di conservazione dei documenti, pertanto occorrerebbe prendere in considerazione gli aspetti connessi alla responsabilità legale delle varie forme di conservazione dei documenti.\\
Ove richiesto un periodo di tempo definito, dovrebbe essere specificato dal contratto.\\
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!!! Cosa fa il Q9000\\
La conservazione, l'identificazione, la raccolta, la catalogazione, l'accesso, l'archiviazione, l'aggiornamento e l'eliminazione delle registrazioni della qualità, sono funzioni ampiamente ed esaurientemente implementate dal programma. Ogni tipo di attività influente sulla qualità e gestita dal Q9000, lascia traccia negli archivi elettronici (sono sempre e ovunque disponibili complete funzioni di stampa). Il programma permette l'identificazione delle informazioni inserite durante le operazioni di lavoro e la gestione dell'azienda. La documentazione viene assegnata da programma in modo automatico o direttamente dall'utente. Tutti gli atti intrapresi da qualunque ente sono opportunamente archiviati e quindi richiamabili e consultabili per un tempo indefinito. La registrazione dei dati nel Q9000 è di tipo "intelligente", nel senso che, consultando i documenti da cui sono stati generati altri documenti o che ne hanno generati a loro volta, i legami rimangono attivi e quindi in ogni momento è possibile percorrere tutto il flusso delle registrazioni concatenate, da monte a valle e viceversa. Se, ad esempio, da una richiesta di intervento è stata generata una richiesta di lavoro e da quest'ultima una sperimentazione, i tre documenti conservati in un archivio mantengono il loro collegamento nell'ordine con cui sono stati chiamati e possono essere quindi aperti e consultati.\\
\\
In questo modo, chi gestisce la sperimentazione può risalire a monte e reperire tutte le informazioni relative all'origine dell'azione di intervento:\\
* i responsabili;\\
* le cause;\\
* gli obiettivi;\\
* i tempi;\\
* i costi;\\
* ...\\
\\
In fase di gestione i documenti sono archiviati con le registrazioni dello stato di evasione in modo che, finchè le attività (documenti) a valle non sono state completate (es.: le operazioni di sperimentazione non hanno portato i risultati richiesti), il documento in oggetto non può essere chiuso. Di ogni documento è generalmente obbligatoria l'immissione dell'Ente e dell'operatore responsabile, della data e del luogo, affinché si possano avere a disposizione in modo preciso e immediato le "coordinate" sull'attività in oggetto. Questo è sicuramente il modo migliore per tenere sotto controllo la gestione delle informazioni che circolano in azienda.\\
Se, ad esempio, l'ente responsabile della progettazione decide di emettere una richiesta di sperimentazione nei confronti del settore interessato, nell'archivio di quest'ultimo verrà segnalata la presenza della richiesta, con data e responsabile, in modo che non possano nascere equivoci o scuse per informazioni non ricevute. Tale gestione della documentazione è garanzia di evidenza oggettiva della Qualità.\\
L'aggiornamento di gran parte della documentazione gestita dal Q9000 applica il concetto di esponente di modifica, permettendo di rivisitare la storia di un documento nelle sue evoluzioni di modifica. Nel caso ad esempio di cicli di collaudo, le modifiche e gli aggiornamenti dei dati rimangono registrati e documentati con un codice univoco, che è funzione del livello di modifica.\\
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