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CONTROLLO FATTURE - RICEZIONE E.D.I.


DEFINIZIONE

La ricezione E.D.I. riceve e controlla le fatture di acquisto provenienti da un sistema esterno con Smeu_up.
Il flusso è diviso in tre passi:
. ricezione
. applicazione
. controllo

Ricezione

I dati vengono trasferiti da un file esterno in AS/400.

Applicazione

I dati ricevuti vengono trasformati in dati contabili Smeup.

Controllo

I dati contabili sono integrati con i dati del gestionale.

Ad ogni passo è possibile eseguire una stampa di controllo con le informazioni sull'esito dell'elaborazione.

Creando opportune memorizzazioni video è possibile eseguire tutta la procedura o alcuni suoi passi in batch. Eseguire il programma master C5CF90A passando come parametro di chiamata il nome della memorizzazione video.


T01 RICEZIONE
Tutti i files presenti in una specifica cartella PC vengono trasferiti in AS/400 nel file EDRECI0F.
I dati sono inseriti con livello/stato 2/10.

E' necessario definire:
. il messaggio
. il percorso PC
. il numeratore del messaggio.

Messaggio

Costruire nella rispettiva tabella EDR codice e descrizione, non sono richieste altre informazioni.
Il messaggio identifica sul file EDRECI0F le diverse tipologie di ricezione E.D.I.
Ad esso sono legate tutte le impostazioni di ricezione:
- percorso PC;
- numeratore EDRECI0F;
- programma di applicazione;
- parametri di controllo.

Percorso PC

Il percorso definisce dove risiedono i files da ricevere.
Devono trovarsi in una cartella IFS AS/400. Vi si accede da risorse di rete con
XXX.XX.X.XX dove XX.. è l'indirizzo IP AS/400. Una volta elaborati i files vengono cancellati.

Numeratore

Ad ogni ricezione viene attibuito al file EDRECI0F un numero progressivo. Il valore è scritto nel campo numero lotto.


APPLICAZIONE

Elabora tutti i dati nel file EDRECI0F in stato 2/10 e costruisce la registrazione contabile di acquisto con le relative bolle. I dati elaborati a buon fine passano a stato 8/60 o 8/80 in funzione dell'esito dei controlli contabili.
In "visulizzazione dati" è possbilie vedere i dati ricevuti con il relativo stato di avanzamento.

E' necessario definire:
. il programma di applicazione messaggio
. gli alias
. la fonte E.D.I.
. il conto di ricezione E.D.I.

Programma applicazione

Il nome del programma deve necessariamente essere C5CF90_XX, dove XX è un suffisso libero.
E' il programma specifico relativo alla tipologia di messaggio E.D.I. ricevuto. In funzione dei vari tipi di record costruisce la registrazione contabile e le sue bolle. La registraziona contabile viene prima costruita nel C5BATC0F e successivamente applicata, ossia trasformata in registrazione contabile effettiva.
Questo comporta che anomalie contabili fermano la registrazione nell'immissione batch. Oltre alle segnazioni su stampa ciò è visibile dagli stati del file EDRECI0F. La cotruzione del batch porta lo stato di tutti i record a buon fine a 8/60. La trasformazione in registrazione effettiva porta lo stato degli stessi record a 8/80. Il primo passaggio viene eseguito direttamente dal programma specifico. Il secondo è attivabile inserendo un passo di flusso di immissione E4 con progr.C5CF90D.
Le bolle relative alla fatture ricevute sono scritte nei files V5TDOC0F/V5RDOC0F con tipo documento specificato nella fonte.

Alias

Sono tutte le trascodifiche necessarie al programma specifico per interpretare il significato dei dati esterni ricevuti.
Poichè molti di questi dati assumono significato fisso all'interno della ricezione è possibile creare un programma, C5CF90_XXP, che li ricostruisce automaticamente. Ulteriori alias variabili, come i fornitori.. sono da inserire manualmente. L'esecuzione del programma CANCELLA tutti gli alias creati automaticamente e li ricostruisce sulla base delle informazioni presenti nello stesso programma. Inoltre RIFASA anche le eventuali tabelle in esso definite. manualmente con i dati ente/articolo.

Fonte

E' la fonte con cui vengono lette in contabilità le bolle di tipo E.D.I. ricevute con la fattura. E' obbligatoria come origine fonte "09".

Conto contabile

La registrazione contabile assume come unica contropartita il conto contabile specificato nella tabella della fonte.
E' obbligatorio ed è necessario definirne uno apposito in quanto il controllo poi elabora tutte le registrazione che hanno valori su questo conto.


CONTROLLO

Il sistema elabora tutte le registrazioni che hanno valore di contropartita sul conto di ricezione E.D.I.

Per ogni registrazione contabile vengono caricate tutte le bolle ricevute con la fattura(previste) e tutte le bolle del gestionale in attesa di pagamento(effettive).

Per ogni bolla si totalizza a livello di articolo e di bolla:
- quantità
- prezzo
- numero di righe
- numero di articoli(solo a livello di bolla)

I controlli sono eseguiti su tre livelli:
. articolo
. bolla
. fattura

I parametri di controllo definiti nella impostazioni(per le anomalie a livello di articolo/bolla) e nella tabella C56(per le anomalie a livello di fattura), definiscono la modalità di ricezione, segnalazione messaggi di anomalie e eventuale blocco pagamento della fattura.

Controllo articolo

Alla presenza di un'anomalia l'articolo non viene ricevuto e viene bloccato il pagamento della fattura.

Quadratura

E' il limite entro il quale una differenza di valore dell'articolo fra la bolla prevista e effettiva non genera anomalia di differenza prezzo. Il delta rimane come residuo.

Mancante

Segnala la mancanza di un articolo nella bolla effettivarispetto alla bolla prevista.

Numero righe

Segnala la differenza del numero di righe che compongono l'articolo nella bolla prevista e effettiva.

Differenza quantità

Segnala la differenza di quantità fra l'articolo della bolla prevista e effettiva.

Differenza prezzo

Segnala la differenza di prezzo fra l'articolo delle bolla prevista e effettiva.

Controllo bolla:

Alla presenza di un'anomalia la bolla non viene ricevuta e viene bloccato il pagamento della fattura.

Quadratura

E' il limite entro il quale una differenza di valore fra la bolla prevista e effettiva non genera anomalia di differenza prezzo. Il delta rimane come residuo.

Mancante

Segnala la mancanza di una bolla effettiva rispetto alle previste.

Numero articoli

Segnala la differenza del numero di articoli che compongono la bolla prevista e effettiva.

Numero righe

Segnala la differenza del numero di righe che compongono la bolla prevista e effettiva.

Differenza quantità

Segnala la differenza di quantità fra la bolla prevista e effettiva.

Differenza prezzo

Segnala la differenza di prezzo fra la bolla prevista e effettiva.

Controllo fattura

Alla presenza di un'anomalia viene bloccato il pagamento della fattura.

Quadratura

E' il limite entro il quale un valore residuo sulla fattura non genera anomalia di differenza prezzo ma viene integrato come quadratura fattura.

Modalità pagamento

Segnala la differenza fra la modalità di pagamento della fattura una bolla effettiva.

Non conforme qualità

Segnala la presenza nelle bolle effettive di un lotto non conforme.

Blocco pagamento

Segnala la presenza di una bolla che prevede un blocco di pagamento: per validazione, ...

Residuo

Segnala la presenza di un valore residuo sulla fattura.

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