INTRODUZIONE

La funzione delle pratiche di incasso/pagamento permette di semplificare ed ottimizzare la gestione delle operazioni legate alla presentazione degli odini di incasso/pagamento presso gli istituti di credito. La struttura di tale gestione può essere così sintetizzata:

• creazione delle distinte a partire dai crediti/debiti risultanti dalla contabilità;
  
• stampa lettere delle distinte;
  
• trasmissione telematica dei dati delle distinte;
  
• contabilizzazione automatica delle operazioni correlate alla presentazione;
  
• gestione cumulo effetti.
  

INSTALLAZIONE

I dati da predisporre per la gestione delle pratiche sono principalmente i seguenti, di seguito verrano indicati i dati relativi a specificità delle singole tipologie di pratiche:

• definizione degli istituti di credito e delle relative tipologie di rapporto (c/c, sbf, ecc.);
  
• elementi della C5U con codice corrispondente ai tipi di pratica previsti. In essi verrano definiti i parametri necessari all'esecuzione automatica delle registrazioni correlate alla creazione delle pratiche;
  
  • tipo/causale di regitrazione;
    
  • conto contabile (se non definito da alcuna altra parte);
    
  • contabilizzazione dettagliata (definisce il livello di dettaglio a cui deve essere scritta una riga di registrazione nelle registrazioni automatiche);
    
  • contabilizzazione banca (va valorizzata su tutte le tipologie di pratiche di incasso effetti per poter effettuare le contabilizzazioni legate alla presentazione e la maturazione degli effetti);
    
  • contabilizzazione contropartita (definisce il livello di dettaglio a cui deve essere scritta una riga di contropartita nelle registrazioni automatiche);
    
• numeratori di ogni tipo pratica, per definire la numerazione automatica di ogni distinta;
  
• completamento delle tipologie di pagamento. Vanno parametrizzati i seguenti campi:
  
  • Per gli incassi su effettii:
    
    • gestione n° titolo;
      
    • conto di portafoglio azienda;
      
    • contabilizzazione banca di transito (cioè la gestione della registrazione automatica che alla data di presentazione scarica il portafoglio azienda e carica il portafoglio dell'istituto di credito, in assenza di questo parametro alla data di presentazione non verrà effettuata alcuna registrazione, mentre alla maturazione verrà scaricato il portafoglio azienda e caricato direttamente il c/c dell'istituto di credito);
      
    • cumulo definisce come e se possono essere raggruppati i crediti di uno stesso soggetto.
      
  • Per tutte le tipologie di pratiche:
    
    • pratica non contabilizzabile (la pratica non sarà contabilizzabile, le rate che la compongono saranno perciò saldabili tramite le normali registrazioni di saldaconto);
      
    • tracciato di trasmissione (permette di definire un tracciato di trasmissione specifico per il tipo pagamento (es. cessione a società di factor o trasmissione a istituto di credito estero).
      
• Definizione ed eventuale completamento della definizione dei tipi di trasmissione previsti (definzione nome file PC, tipo controllo integrità dati).
  

NOTA BENE: l'elemento della C5U può essere così definito:

• PAD+tipo pratica+codice banca+"."+tiporapporto
  
• PAD+tipo pratica+"."+tiporapporto
  
• PAD+tipo pratica+codice banca
  
• PAD+tipo pratica
  

Automatismi

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Vedi Tipo Pagamento (ST-C5G)
Vedi Tipi record CBI Banche C5 (ST-*CNT5)
Vedi Pratiche Contabili (TAB£P-C5RR12)

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Vedi Autorizzazioni su azienda (TAB£P-AZI)

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CREAZIONE DI UNA PRATICA

La creazione di una pratica consiste nella definizione di un insieme di crediti/debiti ancora aperti da trasmettere come un'unica distinta ad un istituto di credito per l'esecuzione delle relative presentazioni.
Il bacino di partenza dal quale tali crediti/debiti verranno ripresi può essere definito da tre differenti sottoinsiemi dei crediti/debiti risultanti dalla contabilità:
- il portafoglio aziendale già contabilizzato degli effetti;
- una proposta di pagamento già predisposta;
- l'insieme dei crediti/debiti che non rientrano nelle precedenti due categorie.

Ad ogni sottoinsieme corrisponde una differente funzione di creazione delle pratica:
- partendo dal portafoglio effetti aziendale sarà necessario lanciare la funzione di creazione pratica da portafoglio effetti contabilizzato;
- partendo dalla proposta sarà necessario lanciare la funzione di creazione pratiche da proposte, tramite la gestione stessa della proposta;
- negli altri casi la pratica verrà creata lanciando la relativa funzione di creazione a partire dai crediti/debiti aperti.

Di seguito verranno riportate le fasi relative alla gestione della portafoglio effetti aziendale e delle proposte.

Tutte le rate appartenenti ad una pratica non potranno più essere gestibili (perciò modifcabili/cancellabili/saldabili) sintanto che esse vi apparterranno.

GESTIONE DI UNA PRATICA

Una volta creata la pratica potrà essere soggetta a manutenzione in tutto il suo contenuto sintanto che che la pratica non viene contabilizzata, una volta fatto questo, nel caso la pratica debba essere nuovamente soggetta a modiche, sarà prima necessario effettuare la scontabilizzazione delle relative registrazioni automatiche.

Nella gestione oltre a poter modificare i crediti/debiti esistenti sarà possibile anche creare dei crediti/debiti non ancora registrati in contabilità. Tali crediti/debiti saranno visibili nella pratica sintanto questa non verrà contabilizzata. Quando ciò avviene in relazione ad esse verranno generati degli incassi/pagamenti "anticipati".

Non esiste una funzione di annullamento pratica, essa consiste semplicemente nella deselezione di tutte le rate che la compongono dalla funzione di modifica.

STAMPA LETTERE DI UNA PRATICA

In relazione ai crediti/debiti che costituiscono la pratica è possibile generare delle lettere, con un contenuto e destinatario/i specifico della tipologia di pratica. Le lettere sono definibili a piacimento in funzione della gestione delle lettere comune a tutte le lettere di contabilità.
Le lettere di ogni pratica sono facilmente riconducibili in funzione della descrizione.

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TRASMISSIONE DI UNA PRATICA

Ove previsto l'insieme dei crediti/debiti di una pratica può essere trasmesso all'istituto creditizio tramite il relativo tracciato record predisposto. Questo salvo diversa indicazione nella tabella C5G, dove è possibile andare a fissare il tracciato di trasmissione da utilizzare, viene attribuito in funzione della tipologia di pratica secondo gli standard CBI (Corporate Banking Interbancario -http://www.cbi-org.eu/), che si posso così sintetizzare:

• RB per le riba attive
  
• AP per le riba passive
  
• RI per le RID
  
• IM per i M.Av.
  
• HR per i bonifici italia/sepa
  
• PE per i bonifici esteri
  
• A£ per anticipi su fatture
  

Sono state inoltre previsti per le riba già a standard i tracciati di trasmissione specifici,
della Francia (LCR) e della Spagna (Recibo). Perchè questi vengano presi in considerazione è sufficiente che ad un tipo pratica riba venga attribuito un rapporto bancario, la cui banca di riferimento riporti in anagrafica la corrispondente nazione.

NOTA BENE: alcune specificità sono descritte anche nella documentazione che descrive le varie tipologie di pratica.

Per tutti gli altri casi verrà sempre assunto il tracciato italiano, con la possibilità di attivare un'exit qualora nella tabella C5G delle rate venga indicato un tipo tracciato X creato presso il cliente nella tabella *CNT5.
Qualora venga implementata una differente tipologia di trasmissione (solitamente per trasmissioni a società di factor/istituti di credito esteri) sarà necessario definire di conseguenza anche il relativo pgm di exit per la costruzione del corrispondente tracciato. Tale pgm di exit dovrà obbligatoriamente chiamarsi "C5RR12T_E". Di seguito viene riportato un sorgente di esempio.

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E' stato inoltre previsto anche un sorgente di esempio basato sul tracciato previsto da Unicredit per l'Export Manager. Si vedano le istruzioni riportate all'inizio del sorgente stesso.

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Note

Al di là che il codice tracciato sia quello previsto o meno è inoltre parametrizzare il nome da attribuire al file pc (estensione/nome=codice pratica) e la tipologia di controllo integrità dati che dovrà essere effettuata per tale tipologia dati. Tali parametri sono definibili nella tabella dei tipi tracciati.

Vedi Tipi record CBI Banche C5 (ST-*CNT5)
Vedi Tipo Pagamento (ST-C5G)

La contabilizzazione di una pratica consiste nella scrittura delle registrazioni correlate all'operazione di presentazione dei crediti/debiti presso l'istituto di credito. Le forme di contabilizzazione variano a seconda della tipologia di pratica e da come esse voglio essere gestite nell'azienda. Le casistiche possono essere così riassunte:

• Contabilizzazione semplice dei crediti/debiti: vale per le pratiche che vengono create da proposte o dai crediti/debiti aperti. Questa tipologia è costituita da un'unica fase di contabilizzazione che va a chiudere i crediti/debiti e li riattribuisce al conto contabile previsto dal rapporto con l'istituto di credito al quale la pratica viene presentata.
  
• Contabilizzazione effetti/presentazione e maturazione: vale per le aziende che NON contabilizzano a priori il portafoglio effetti aziendale, perciò creano le pratiche effetti a partire dai crediti/debiti ancora aperti. Questa tipologia è costituita da due fasi di contabilizzazione, ognuna delle quali dovrà essere eseguita in successione e tramite l'apposita azione:
  
  • presentazione: viene eseguita tramite la stessa azione di contabilizzazione semplice dei crediti/debiti, e tramite essa vengono chiusi i crediti aperti e stornati sul conto portafoglio dell'istituto di credito (che dovrebbe corrispondere al conto previsto dal rapporto sul quale la pratica viene presentata). In questa fase se previste verranno attribuite le spese dell'operazione;
    
  • maturazione: viene eseguita tramite l'azione di contabilizzazione pratiche effetti attivi, tramite essa alla data di maturazione degli effetti verranno generate delle scritture che andranno a stornare il conto di portafoglio dell'istituto di credito, riattribuendolo al conto di c/c (previsto dalla tabella di base dell'istituto creditizio). Per gestire questa fase nella tabella C5U è necessario indicare che per il tipo pratica è prevista la contabilizzazione banca.
    
• Contabilizzazione presentazione effetti e maturazione: vale per le aziende che contabilizzano a priori il portafoglio effetti aziendale, perciò creano le pratiche effetti a partire dal portafoglio contabilizzato. Questa tipologia può essere costituita da una o due fasi, entrambe comunque eseguibili tramite l'azione di contabilizzazione pratiche effetti attivi:
  
  • presentazione: questa azione è opzionale e verrà eseguita solo se nel relativo elemento della C5G sarà stata indicato il relativo campo di attivazione. Nel caso verrà scritta una registrazione che alla data di presentazione andrà a stornare il portafoglio effetti aziendale e caricherà il portafoglio dell'istituto di credito. In questa fase se previste verranno attribuite le spese dell'operazione;
    
  • maturazione: a seconda che sia stata eseguita o meno la precedente azione alla data di maturazione degli effetti verranno generate delle scritture che andranno a stornare il conto di portafoglio dell'istituto di credito o il portafoglio aziendale, riattribuendolo alla conto di c/c (previsto dalla tabella di base dell'istituto creditizio). Per gestire questa fase nella tabella C5U è necessario indicare che per il tipo pratica è prevista la contabilizzazione banca.
    
• Contabilizzazione pratiche di anticipi su effetti attivi: vale per le aziende che contabilizzano a priori il portafoglio effetti aziendale, e per le pratiche di anticipo su effetti. Per questa tipologia di pratiche sulla tabella C5U va prevista la contabilizzazioe banca e sulla C5G la contabilizzaizone della presentazione effetti. Questa tipologia prevede due fasi, entrambe comunque eseguibili tramite l'azione di contabilizzazione pratiche effetti attivi:
  
  • presentazione: viene scritta una registrazione che alla data di presentazione andrà a stornare il portafoglio effetti aziendale e caricherà il portafoglio dell'istituto di credito e contemporaneamente andrà caricare il c/c dell'istituto creditizio con segno positivo (a credito) ed il conto anticipi su effetti con segno negativo (a debito). In questa fase se previste verranno attribuite le spese dell'operazione;
    
  • maturazione: viene scritta una registrazione che alla data di maturazione degli effetti va a stornare il portafoglio effetti dell'istituto di credito chiudendolo sul conto anticipi su effetti.
    
• Contabilizzazione pratiche di anticipo su fatture attive: vale solo per le pratiche di anticipi su fatture attive. E' costituita da un'unica fase eseguita con la stessa azione di contabilizza-zione semplice dei crediti/debiti, con la differenza che in questo caso i crediti non verranno chiusi, e nella registrazione che verrà generata verrano semplicemente movimentati l'accredito sul c/c ed il relativo debito contratto con la banca in funzione dell'anticipo. I crediti che costituiscono la pratica verrano poi di seguito contabilizzati tramite le semplici registrazioni di saldaconto.
  

Il portafoglio effetti aziendale è costituto da tutti i crediti aperti e da presentare che verrano saldati tramite un effetto (cioè una promessa di pagamento sancita da un titolo creditizio).
Sono perciò trattati come effetti i pagamenti di che hanno come natura:

• Ri.ba. (Ricevuta Bancaria)
  
• Tratta
  
• Cessione
  
• R.i.d. (Rapporto interbancario diretto)
  

Per le tratte e le cessioni, il titolo creditizio è costituito da un documento cartaceo, e per questo motivo la contabilizzazione di relativo portafoglio avviene solo al ricevimento del documento stesso. Nel caso invece della ricevuta bancaria, essendo il titolo elettronico e ormai del tutto virtuale, la sua contabilizzazione potrà avvenire in qualsiasi momento successivo (o anche contiguamente) all'emissione della fattura.
Tale contabilizzazione può essere lanciata tramite l'esecuzione batch del pgm C5UT13A, e consisterà nella chiusura dei crediti a fronte del caricamento del conto di portafoglio degli effetti.

In entrambi i casi la contabilizzazione degli effetti, che questa avvenga manualmente o automaticamente, andrà a costruire il portafoglio effetti aziendale che oltre ad essere evidenziato nei relativi conti di portafoglio utilizzati come contropartita nella registrazione di contabilizzazione, sarà evidenziato dai crediti in rischio presentati nel dettaglio delle interro-gazioni dello scadenzario.

Tale portafoglio è l'insieme di partenza per la creazione delle pratiche attive degli effetti contabilizzati.

Una menzione particolare va fatta in relazione alla gestione del cumulo effetti: mentre per esempio i bonifici vengono automaticamente considerati come un'unica operazione a parità di creditore/scadenza dall'istituto di credito, gli effetti vengono considerati ognuno come una differente operazione (ognuna delle quali con il suo relativo costo). Per tale motivo in funzione anche degli accordi previsti con il creditore è possibile accorpare le riba con medesimi riferimenti in modo da minimizzare il più possibile il numero di effetti presentati. Tale operazione può avvenire a priori tramite l'apposita gestione del cumulo, o contiguamente alla creazione della pratica, tramite le apposite azioni previste. In funzione di quanto previsto dalla tabella C5G e/o dalla relativa impostazione anagrafica è inoltre possibile prevedere di eseguire il cumulo automatica degli effetti al momento della selezione in pratica.